La Universidad Industrial de Santander ante los organismos estatales de control y vigilancia de la función pública para el suministro de la información

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Gloria Patricia Porras Rojas

La Universidad Industrial de Santander es un ente universitario autónomo, de servicio público, con régimen especial, vinculado al Ministerio de Educación Nacional y organizado como establecimiento público del orden departamental. Al manejar recursos financieros públicos se convierte en sujeto de control de los organismos de vigilancia y control del Estado, a través de la presentación de información, estadísticas, informes, tanto financieros, de gestión, de resultados, de revisión y control y en especial el de revisión de cuentas.

El Estado dentro de la función pública ha generado diferentes mecanismos de control de lo público, a través de la entrega de información a organismos de control y específicamente en el área financiera, a partir de la Ley 42 de 1993 que regula el régimen del control fiscal en Colombia. Esto ha llevado a que las instituciones públicas rindan información a organismos como la Contraloría General de Santander, Contraloría General de la República, Procuraduría General de Santander, Ministerio de Educación Nacional, Contaduría General de la Nación, entre otras y a la Comunidad en General como control social.

Según el doctor Diego Younes Moreno, autor del libro “El Derecho del Control Fiscal – vigilancia para una gestión transparente de lo público: función Contraloría, Responsabilidad Fiscal y Control Interno”, señala que: “… el proceso de diseño de las actividades del estado no se limita a prever cuales funciones deben cumplirse y que órganos las deben desarrollar, sino que se preocupa por establecer al mismo tiempo cuales controles se deben institucionalizar para garantizar el cumplimiento de aquellas funciones y la actuación de los órganos públicos dentro de los parámetros demarcados”. Esto se ve reflejado en la dimensión que van tomando las Instituciones; a medida que las instituciones públicas se fortalecen a la par se van diseñado mecanismos de control a sus actividades de forma interna, ya que en cualquier momento son solicitadas por los organismos de control.

La información que se presenta a estos organismos de vigilancia en varias ocasiones es información repetitiva, donde en algunas oportunidades cambia la forma de presentación y el medio, pero debe presentarse en tiempos específicos a través de diversas plataformas creadas para este fin;  como es el caso del Chip, Sireci, Gestión Transparente, SECOP, SIA OBSERVA, SIA MISIONAL entre otras.

Al reportar esta información para cumplir con la normatividad del control a lo público, intervienen recursos como el recurso humano que genera la información, revisa y digita la información a los plataformas autorizadas y asimismo el alistamiento de la información institucional, que para el caso de los reportes financieros después de generarse en los sistemas internos de información (software de cada institución) deben adecuarse a documentos en excel para ser reportado como archivos planos, ó como documentos anexos, o en otras ocasiones, deben digitarse manual, debido a que las diversas plataformas no permiten realizar la transferencia de información. La rendición de información financiera  es una actividad que actualmente se realiza de forma manual, para el caso del reporte contractual, porque las instituciones que la generan y la captan no están preparadas para el flujo de información.

Por ello, las instituciones públicas que deben presentar una alta variedad de información a organismos de control deben realizar un recuento de los diversos recursos que intervienen en el alistamiento de la información institucional, como recursos físicos, financieros, tecnológicos y humanos con los que cuenta la entidad para realizar el diseño y posterior ejecución de la estrategia del proceso de la consolidación y reporte de la información.

En la ejecución de esta labor de alistamiento y reporte, como actividad complementaria, es necesario reconocer los recursos faltantes para gestionar toda la consolidación, identificando que acciones y responsabilidades institucionales existen, que instrumentos se pueden utilizar como apoyo para adoptar nuevas acciones en la función del control por parte de los organismos de vigilancia. La estrategia para el alistamiento institucional de esta información nos genera un resultado, que da respuesta a las rendiciones de cuenta que por ley les competen a los representantes legales de las Instituciones.

Por lo anterior es importante como objetivo general evaluar el proceso administrativo que la Universidad Industrial de Santander realiza ante los organismos de control y vigilancia para el suministro de la información en el desarrollo de la función pública, a través del análisis de las principales dificultades de los procesos de recolección, transmisión y difusión de la información que se genera al interior de la Universidad y debe reportarse a los organismos de control; del diseño de los lineamientos a seguir para la entrega de información a los organismos de control y vigilancia y la clasificación de los distintos tipos de información al interior de los procesos que se generan para la rendición de las cuentas a los organismos de control y vigilancia y a la comunidad en general.

Esta situación nos lleva a los siguientes interrogantes: ¿La multiplicidad de información que se generan a los organismos de control y vigilancia saturan a las instituciones de educación superior?, ¿Es necesaria la unificación de las herramientas informáticas para hacer ágil el proceso de reporte de información que deben realizar las instituciones públicas a los organismos de control y vigilancia?

Teniendo en cuenta que el desarrollo de esta propuesta es viable en el sentido de que involucra recurso humano para la recopilación de la información y análisis de los procesos actuales de consolidación de información reflejados en un documento que condensaría el proceso de análisis de la información, a partir de la revisión de bibliografía, experiencias de instituciones públicas, que permitan reflejar unos lineamientos para el control de la unidad de información dentro de la institución, la cual se ve reflejada en la rendición de cuentas horizontal que es ejercida por órganos creados específicamente con la finalidad de controlar el desempeño y el comportamiento como las Contralorías, Fiscalías, etc, llevando el mejoramiento de la gestión en el proceso de la generación de información.
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